Guide pour la création d’une association de copropriété

Lorsque vous vivez dans un immeuble avec plusieurs voisins, il est très courant de créer une communauté de copropriétaires afin de veiller au bon entretien de l’édifice et d’établir des règles de coexistence.

Si vous avez récemment acheté un appartement récemment construit à Barcelone, il est possible que les propriétaires n’aient pas encore tenu de réunion pour former le groupe. À première vue, cela peut sembler un processus long et fastidieux, mais ce n’est pas aussi difficile qu’il y paraît.

Dans cet article de ShBarcelona nous vous disons toutes les étapes à suivre pour créer une communauté de copropriétés et nous allons répondre à toutes vos questions concernant la création de sa constitution.

 

Créer une communauté de copropriétaires : est-ce obligatoire ?

Pour commencer, clarifions le terme :

Une communauté de copropriétaires est le groupe de personnes qui possèdent des logements et/ou des locaux dans une propriété.

Bien qu’il n’est pas obligatoire d’en avoir un, il est fortement recommandé d’en créer un afin d’éviter de futurs désaccords avec les voisins.

Toutes les changements dans une propriété, telles que les réparations, les travaux d’entretien, les heures d’ouverture des parties communes ou l’accord sur les paiements à effectuer par tous les propriétaires doivent être convenus lors de ces réunions.

Mais, que peut-il arriver si une communauté de copropriétaires n’est pas établie ? S’il n’y a pas de communauté de copropriétaires, chaque voisin pourrait appliquer ses propres règles sans consultation préalable des autres et apporter des modifications à la propriété ou à son propre logement, ce qui pourrait nuire à la coexistence et au bien-être de toutes les personnes qui y vivent.

Article en lien : Les 10 principales règles de coexistence à respecter dans les communautés de voisins pour être civilisé

Démarches pour constituer une communauté de copropriétaires

Comme dit précédemment, il arrive qu’au moment de l’emménagement, il n’y ait pas de communauté de copropriétaires (ou association de copropriétaires).

Cela peut se produire dans des propriétés neuves (mais aussi anciennes) où le promoteur n’a pas rédigé les statuts de la communauté de copropriétaires. Par conséquent, les personnes chargées de sa mise en place doivent être les copropriétaires eux-mêmes.

Voici les étapes à suivre pour en constituer une association de copropriétaires :

1. Tenir une première assemblée extraordinaire

Lors de la première réunion, appelée réunion constitutive, tous les propriétaires doivent être présents. Si toutes les propriétés, locaux, places de parking ou autres n’ont pas encore été vendus, le promoteur de l’immeuble devra également être présent.

La constitution de la communauté de copropriétaires sera formalisée et tous les postes correspondants établis dans la Loi de Propriété Horizontale seront nommés.

1. Président de la Communauté. Il s’agit du représentant de la communauté, qui a le pouvoir de formaliser la communauté et de légaliser le livre des procès-verbaux.
2. Administrateur. Responsable de la tenue des comptes de la communauté.
3. Secrétaire. Il s’agit de la personne chargée de conserver tous les documents relatifs à la communauté.

📌 Il est possible que la personne qui occupe la fonction de président ait aussi le rôle d’administrateur et de secrétaire.

Article en lien : Les 6 + 1 obligations qu’un administrateur de biens doit respecter à Barcelone

Une fois les postes désignés, les questions suivantes doivent être discutées :

• Quote-part des copropriétaires;
• Autorisation de signatures;
• Approbation du budget;
• Ouverture d’un compte courant pour le prélèvement automatique de tous les paiements;
• Questions et réponses.

2. Rédiger l’acte constitutif de l’association

Le procès-verbal de constitution est rédigé lors de la première réunion extraordinaire et contient toutes les informations et les accords conclus lors de la réunion. Il faut aussi noter l’action des copropriétaires : ceux qui ont assisté, ceux qui ont voté en faveur de la constitution, etc.

Ce document doit être signé par le président et le secrétaire de la communauté, et doit être remis au registre foncier.

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3. Légaliser le livre des procès-verbaux

Pour légaliser le livre de procès-verbaux, il faut d’abord le présenter entièrement vide au service du cadastre où la propriété a été enregistrée. Il est présenté avec une demande signée par le Président de la Communauté et le processus prend environ une semaine.

Une fois validé, il contiendra tous les accords des futures réunions de la communauté, en particulier le premier de tous : l’Acte constitutionnel.

Ce type de livre peut être acheté dans n’importe quelle papeterie et coûte environ 20 euros.

4. Obtenir un FNI

Le président doit se rendre au bureau des impôts correspondant (Delegación de Hacienda) et demander un NIF pour la Communauté.

Une fois sur place, il devra remplir et signer le formulaire 037 de l’Agence fiscale, et le compléter avec les documents suivants :

• Photocopie du DNI du président lui-même;
• Acte de division horizontale de la propriété;
• Copie de la nomination du président de la Communauté.

📌 L’acte de division horizontale de la copropriété est un document qui contient toutes les informations nécessaires sur l’association de copropriétaires, comme les éléments communs, la description des logements qui composent la propriété ou les quotas de participation, entre autres. Il est important que tous les copropriétaires de l’immeuble reçoivent une photocopie de l’acte au moment de la constitution en société afin qu’ils soient au courant de ces informations.

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Combien coûte la création d’une communauté de copropriétaires ?

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un coût très élevé, le budget pour la constitution de la communauté est payé par tous les propriétaires d’appartements, de locaux ou d’autres biens.

Avec le livre des procès-verbaux, qui coûte généralement environ 20 euros, et le reste des formalités, il n’y a pas de prix exact pour tout, mais le total se situe généralement entre 100 et 300 euros.

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, vous aurez constaté que les étapes de la création d’une communauté de copropriétaires ne sont pas compliquées et n’impliquent pas un coût très élevé pour les copropriétaires.

Avez-vous déjà eu à mettre en place une communauté de copropriétaires ? Racontez-nous votre expérience dans les commentaires.